Auto buchen
Damit Sie das gewünschte Auto auch sicher bekommen und zwar genau dann, wenn Sie es brauchen, muss es vorher reserviert bzw. gebucht werden. Dazu wird eine Art Reservierungsliste geführt, aus der jede TeilnehmerIn ersehen kann, wann welches Auto frei oder wann es von welcher TeilnehmerIn reserviert ist.
Die Buchung erfolgt übers Internet. Warum?
- Mit einem Blick sehen Sie, welche Autos zu welchen Zeiten frei und welche reserviert sind.
- Sie können jederzeit buchen: Tagsüber, in der Nacht, am Wochenende, Feiertags, um 3:00 Uhr in der Früh und stören niemanden dabei
- Buchen Sie von zu Hause, vom Internet-Café oder vom Handy aus – ein einfacher Webbrowser reicht völlig aus – das gilt auch für Änderungen, wenn sich mal was verschiebt.
- Die Buchungsdaten liegen zur weiteren Verarbeitung (Abrechnung, Controlling) bereits in einer Datei vor, was letztlich Kosten für alle spart.
- Der Verein spart sich eine telefonische Buchungshotline, die über Mitgliedsbeiträge oder höhere Kilometerbeiträge bezahlt werden müsste.
Und wenn Sie keinen Internetzugang haben, rufen Sie ein anderes Mitglied oder ein Vorstandsmitglied an (Nummern des Vorstands befinden sich im Auto).
Wie funktioniert es?
Es kann im Viertelstunden-Raster gebucht werden. Es kann beliebig lange im Voraus gebucht werden.
Jede Buchung kann beliebig verschoben, verkürzt, verlängert und storniert werden. Erfolgt eine Änderung früher als 24 Stunden vor Beginn der Buchungszeit, dann wird die freigegebene Zeit nicht berechnet. Wird die Buchung später geändert und wird dabei ursprünglich gebuchte Zeit freigegeben (Stornieren, Verkürzen, Verschieben), dann muss diese freigegebene Zeit bezahlt werden (Zeitkosten).
Haben Sie keinen Computer oder sind Sie gerade unterwegs, so rufen Sie bei einem Vereinsmitglied mit Internetzugang an und bitten telefonisch um eine Buchung oder eine Änderung.
Funktionen
Sämtliche Buchungen aller Fahrzeuge sind in einer grafischen Darstellung sofort sichtbar. Die NutzerInnen können für sich und für andere Mitglieder:
- Buchungen eintragen
- Buchungen verlängern und verkürzen
- Buchungen stornieren
- Buchungen verschieben
Zur Sicherheit führt das Buchungsprogramm ein Protokoll, aus dem alle Buchungsvorgänge ersichtlich sind. Zu jeder Buchung wird auch vermerkt, wer die Buchung angelegt oder verändert hat.
Buchen von unterwegs
Manchmal ist man mit dem Fahrzeug unterwegs und möchte gerne noch länger bleiben. In diesem Fall ruft man einfach eines der Mitglieder an und bittet es, die Buchung entsprechend zu verlängern. Nach ein paar Minuten ruft man dann nochmals an, um zu erfahren, ob die Verlängerung geklappt hat. Man kann natürlich auch in ein Internet-Café gehen, und dort die Buchung verlängern oder ein Smartphone zum Ändern der Buchung verwenden.
Das Buchungssystem
Durch die grafische Darstellung der Buchungen kann man sich schnell einen Überblick über die Belegung der Fahrzeuge verschaffen. Doppelbuchungen werden vom Programm verhindert. Alle Buchungen lassen sich wieder verändern und löschen.
Zu jeder Buchung kann eine Bemerkung gespeichert werden. Dieser Text wird in der Abrechnung mit ausgedruckt und kann dazu benutzt werden, über die eigenen Fahrten Buch zu führen (z.B. „(City)“, „(Augenarzt)“, „(Tante Irmi)“ usw.). Das Festhalten des jeweiligen Fahrtzwecks ist vor allem wichtig, wenn geschäftliche Fahrten beim Finanzamt geltend gemacht werden sollen. Mit Hilfe der Beschreibung kann man aber auch den anderen Mitgliedern etwas mitteilen, z.B. dass das Auto kurzfristig abgetreten werden kann oder die Buchung evtl. storniert wird (z.B. „kann verschieben“, „kann auch anderes Auto nehmen“, „zeitweise frei“, „evtl. eher zurück“ oder „evtl. frei“).
Das Bild stammt aus dem öffentlich zugänglichen Demozugang zum Buchungssystem des Vaterstettener Autoteiler (VAT), das wir auch benutzen. Wenn Sie das Buchungssystem testen wollen, dann geben Sie bitte als Benutzername demo und als Kennwort ebenfalls demo ein. Sie sehen das Buchungssystem einer fiktiven Auto-Teiler-Gruppe mit fiktiven Mitgliedern. Sie können alle Fahrzeuge ansehen, Buchungen vornehmen, wieder verändern und löschen. Hier geht´s zum 
Demozugang
Stornierungen
Wer eine Buchung rechtzeitig, das heißt mindestens 24 Stunden vor Buchungsbeginn storniert, für den ist die Stornierung kostenlos. Wird später storniert, so sind die Zeitkosten für die Buchung zu bezahlen.
Wenn man Glück hat, dann bucht ein anderes Mitglied das Fahrzeug innerhalb der stornierten Zeitspanne. In diesem Fall braucht man für die durch das andere Mitglied belegte Zeit nichts zu bezahlen, denn das Fahrzeug konnte ja noch genutzt werden. Auch diese sinnvolle Sonderregelung wird automatisch von unserer Software berücksichtigt.